Issu de l'incubation d'une belle initiative locale de la ville de Grenoble lancée en septembre 2022 au sein du Département de l’Isère sous le nom de "Salle sur Demande", ce service initial facilitait l’accès aux salles de classe pour les associations locales. Une dizaine de collèges offraient alors des créneaux à titre expérimental, dans le cadre du plan France Relance. Fort du succès de cette initiative, avec le soutien de l’Agence Nationale de la Cohésion des Territoires (ANCT), le projet s’est transformé en "Espace sur Demande", une plateforme ouverte à toutes les collectivités et couvrant tous types d’espaces publics portée par l’incubateur des territoires.

Au fil de l'année, et né un prototype puis une version Beta.

Bæta Labs a piloté au sein de l'incubateur les différentes phases de ce beau projet d'intérêt public qui nous aura permis de refondre totalement le design de l'outil en phase avec le design system de l'État, et d'améliorer les parcours utilisateurs proposés.

Le Problème de base : un parcours complexe pour réserver un espace

‍Aujourd’hui, la gestion des réservations d’espaces publics reste un processus fastidieux. Les échanges par email ou téléphone se multiplient, les calendriers manuels et les conventions papier ralentissent les démarches, aussi bien pour les agents publics que pour les usagers. La non-digitalisation des procédures engendre des délais frustrants.

‍Notre Solution mise en place : un outil numérique pour la location

‍Espace sur Demande simplifie l’ensemble du processus de réservation et de mise à disposition de salles et équipements publics grâce à une plateforme 100 % en ligne.

• Réservation autonome : En quelques clics, les collectivités peuvent réserver des salles des fêtes, des auditoriums, ou des gymnases.
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• Génération automatique des conventions : les documents sont générés automatiquement, éliminant les lourdeurs administratives.
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• Signature électronique sécurisée : finies les longues attentes pour obtenir une signature.
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• Réservation interne : création manuelle de créneaux pour les administrés qui souhaitent conserver leurs habitudes, et bloquer des créneaux pour leurs propres besoins.
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• Chat interne : échange direct sur la plateforme avec les locataires pour éviter les échanges par mail.
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• Stockage centralisé des documents : tous les documents et données sont sécurisés et accessibles facilement.

Un projet en pleine évolution encore aujourd'hui qui touche de plus en plus de collectivités en France :)